メールが上手そうな人

周りと差をつける!社外メールを工夫してデキるビジネスパーソンに


電子メールはビジネス必須ツールのひとつであり、社内外とのコミュニケーション手段として欠かせない存在です。

手軽に送受信ができると言う反面、マナーをよく理解していない、送付してからミスに気が付くなどといった失敗も少なくありません。特に社外に送付するメールは細心の注意が必要なのです。

メールのマナーを心得ているとそれだけで仕事のできる人だと認識されやすくなります。人と差がつくメールのマナーや基本について知っておきましょう。

大前提!抑えるべき基本ルール

電子メールに関するマナーは入社時のマナー研修などで教わりますが、実際に仕事をはじめてみると忘れてしまっている部分も多々あります。今一度基本的なルールを押さえておきましょう。

メールに盛り込むべき内容

電子メールがまだ普及していなかった頃、社外の方との主なコミュニケーションツールはFAXか書面でした。

FAXか書面にも書いていたと思いますが、宛名、挨拶、自分の会社名や部署、要旨、詳細、署名は電子メールでも書いておくべき基本事項になります。

書き方のマナー

社外メールを出すときは送る相手のメールアドレスに直接送りますが、宛名は必ず書くのが基本です。

宛名を書く時は送付先の会社名、改行して役職名、さらに開業して宛名を入れましょう。宛名には手紙を書く時にように様をつけます。

読み手に負荷をかけない書き出しが大事

電子メールを送ると宛名のすぐ後に言いたい事をかいてしまいたくなりますが、電子メールでも手紙と同じように挨拶を入れます。

挨拶の役割

挨拶などなくても単刀直入に伝えたい事をメールに書くと言うやり方もあるでしょう。しかし挨拶があるとないとでは相手に与える印象が大きく変わってきます。

いきなり本題から入ってしまうとメールを送った相手に冷たい、ビジネスライクな印象を強く与えかねません。一方で挨拶から入ると礼儀正しい印象を持たれやすいのです。

挨拶の文例

手紙では季節の言葉を取り入れた挨拶を入れるのが一般的ですが、社外メールの場合はそこまでする必要はありません。

面識のある相手であれば「いつもお世話になっております」でいいでしょう。もしも初めて社外メールを送る相手なら「はじめまして」や「はじめて連絡をさせていただきます」と付け加えるだけで十分です。
どんなに急ぎでメールを送るときでも挨拶の一文を入れることは最低限のマナーです。

使える挨拶のフレーズ

毎回同じ挨拶ではちょっと物足りない、オリジナリティを加えたいときはいつもの言い方を少し変えてみるといいでしょう。

たとえばいつもは「お世話になっております」というフレーズをよく使う相手に対して、「お世話になっております」に加えて、「いつも心遣い頂きありがとうございます」といった一文を加えるとより丁寧です。

また会食などでお世話になった後に送るメールであれば、そのお礼なども一緒に添えるといいでしょう。

読み手に負荷をかけない書き出しが大事

社外メールを使用するのは普段よくやり取りをする取引先や顧客だけでなく、初めてメールを送る相手や、久しぶりに連絡を取る相手などさまざまです。それぞれの相手に対して負荷をかけない書き出しでメールを送るのが望ましいです。

しばらく会っていない相手への書き出し

久しぶりに会っていない相手に対してメールを送るのはちょっと緊張するものです。相手もきっと久しぶりに連絡を受けると思いますので、柔らかい印象を与えられるような書き出しにするといいでしょう。

たとえば「ご無沙汰しております」や「ご無沙汰しておりますがお変わりありませんか?」といった一言を付け加えるだけでも印象が違います。

初めてメールを送る相手に

電子メールはアドレスさえ知っていれば誰にでもメールを送れるので便利です。しかしウィルスなどの問題もありますので、知らない相手からメールを受け取るのは警戒することもあるでしょう。

そこで知らない相手にメールを送るときは必ず「○○にて拝見してメールを送らせていただきました」というようにメールを送ったきっかけを入れるといいでしょう。

本文で好感度を高めるコツ

メールの文章で相手に好印象を持ってもらうコツについてまとめてみました。

本文を工夫する

メールの文章はできるだけ簡潔に書くのがコツです。最初にどのような要件でメールを送ったのかを書いてから、その後内容について詳しく書くようにします。

見やすくする

メールはプレゼン資料のように装飾することが少ないですから、見やすくして送りましょう。改行を上手く活用して要点ごとに文章をまとめると相手も読みやすくなります。

その他の仕事術はこちら → デキる社員はサバき方が違う!スムーズなクレーム対応の仕方

まとめ

メールは大変便利な反面、文章の内容やメールの書き方を知らないとそれだけでビジネスマナーを知らないとも思われる危険性があります。今のうちにしっかりと基本を押さえることが大切です。